FAQ

- Questions diverses

- Ou se trouve ma base de données ?

• Version Windows:

1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.IPSOC
   
2. Elle se trouve dans le dossier "mes documents/coolpaie"
   

• Version MAC:

1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CSOC
   
2. Elle se trouve dans le dossier "Applications:coolpaie:bases"

• Version Multiplateformes:

1. La base de données est un fichier du type nomdemabase.CBAS
2. Sur MAC en version local elle se trouve dans le dossier "Applications:coolpaie:bases"
3. Sur Windows en version local elle se trouve dans le dossier "mes documents/coolpaie"
4. Sur MAC et WINDOWS en version "base partagée" elle se trouve là ou vous l'avez hébergé, vous êtes le(la) seul(e) à savoir ou.
5. Sur MAC et WINDOWS en version "serveur" elle se trouve sur votre serveur.

- Comment installer coolpaie sur un nouvel ordinateur

• Version Windows:

1. Dans un premier temps faites une sauvegarde (sur une clef USB par exemple) du dossier "mes documents/coolpaie", c'est ce dossier qui contient toutes vos données.
2. Installez coolpaie sur le nouveau PC.
3. Copiez la base de données (fichier nomdembase.IPSOC qui se trouve dans le dossier "mes documents/coolpaie") dans le dossier "mes documents/coolpaie" du nouveau PC.
4. Copiez les sauvegardes (fichier nomdembase.IPSAV qui se trouve dans le dossier "mes documents/coolpaie/sauvegardes") dans le dossier "mes documents/coolpaie/sauvegardes" du nouveau PC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les options de coolpaie.
5. Copiez les fichiers d'export EDI et autres documents si vous en avez (dossier "mes documents/coolpaie/export" et dossier "mes documents/coolpaie/documents") dans les mêmes dossier du nouveau PC.

• Version MAC:

1. Dans un premier temps faites une sauvegarde (sur une clef USB par exemple) du dossier "Applications:coolpaie", c'est ce dossier qui contient toutes vos données.
2. Installez coolpaie sur le nouveau MAC.
3. Copiez la base de données (fichier nomdembase.CSOC qui se trouve dans le dossier "Applications:coolpaie:bases") dans le dossier "Applications:coolpaie/bases" du nouveau MAC.
4. Copiez les sauvegardes (fichier nomdembase.CSAV qui se trouve dans le dossier "Applications:coolpaie/sauvegardes") dans le dossier "Applications:coolpaie/sauvegardes" du nouveau MAC. Les sauvegardes peuvent se trouver dans un autre dossier si vous avez modifié le dossier de sauvegarde par défaut dans les préférences de coolpaie.
5. Copiez les fichiers d'export EDI et autres documents si vous en avez (dossier "Applications:coolpaie:export" et dossier "Applications:coolpaie:affichage:sortie") dans les mêmes dossier du nouveau PC.

• Version Multiplateformes

1. Le principe est le même que pour les versions Windows et MAC suivant que vous avez installé votre version sur Windows ou MAC
2. Pour les versions serveurs et base partagée cela dépend si vous devez ou non déplacer la base de données.

- A quoi correspond le numéro AT et ou le trouve t'on ?

• A chaque numéro de risque AT correspond un taux d'accident du travail qui apparait dans la fiche de paie sur la ligne du même nom.
• A chaque catégorie de travailleurs correspond en général un numéro de risque AT différent.
• Ce (ou ces numéros) vous sont notifiés par la Caisse Régionale d'Assurance Maladie ou la Caisse Générale de Sécurité Sociale.
• Une entreprise de spectacle à souvent plusieurs numéros, un pour les artistes (923AC, 1.47% pour l'année 2013) et un pour les techniciens (souvent 923BA). Elle peut en avoir d'autres si elle emploi d'autres catégories de personnel.
• Les lettres contenues dans le code doivent être en majuscule. Le code risque accident de travail à cinq caractères et est un code d'activité professionnelle affecté à chaque section d'établissement AT.
• Pour ajouter ou modifier un code AT allez dans le menu Menu/Paramètres de la paie, onglet taux AT

Catégorie : Onglet Taux AT

- Peut-on utiliser coolpaie avec plusieurs structures ?

• coolpaie permet de gérer dans une même installation plusieurs structures.
• Pour gérer plusieurs structures dans coolpaie il faut:

1. Que chaque structure soit abonné à coolpaie et ait son propre identifiant
2. Ajouter les identifiants de toutes les structures dans la liste des identifiants (fenêtre d'activation menu Fichier/Activer coolpaie ou bouton vert de la liste des bases de données
   

• Une fois activé, dans la liste des bases de données vous choisissez l'identifiant avec lequel vous souhaitez travailler.
• Vous créez une base de données (bouton C) pour chaque identifiant contenant le numéro de siret de chaque structure.
• Ainsi vous avez autant de base de données que de structures et d'identifiants.
• A l'ouverture de coolpaie vous pouvez choisir l'identifiant et la base de données avec laquelle vous souhaitez travailler.
  

- Problèmes dans coolpaie

- Pourquoi mon fichier CE EDI n'est pas accepté par les Congés Spectacles

1 - Le format des CE EDI a changé au courant de l'année 2011.

• Anciennement les fichiers EDI étaient au format TXT, ils sont désormais au format CSV.
• Sur le site des Congés Spectacles choisissez le déclaration au format CSV.

2 - Vous avez éditer les fichiers CSV avant de les poster sur le site des Congés Spectacle

• Editer les fichiers CVS avant de les poster risque de modifier le formatage.
• Si vous les éditez avec Excel ou un autre éditeur, vous ne devez pas les sauvegarder avant de les poster sur le site des Congés Spectacle.

- mon numéro d'objet n'apparait plus

Ce numéro d’objet à peut-être une date de fin d’application trop ancienne et il n’apparait pas dans les choix d'une paye dont la période est supérieure à cette date de fin d'application. Exemple, votre numéro d'objet à une date de fin d'application au 31/12/2010, il n'apparait donc pas au choix pour les payes des exercices 2011 et suivant. La solution est de changer la date de fin d'application de ce numéro d'objet.

• 1 - Allez dans le menu Outils/Numéro d’objet
• 2 – Choisissez l'exercice faisant apparaitre votre numéro d'objet dans la liste des exercice
• 3 – Choisissez votre numéro d’objet dans la liste des numéros
• 4 – Déverrouillez
• 5 – Changez la date de fin pour une date postérieure à la période de votre paye.

Le numéro d’objet sera de nouveau actif au choix dans les payes pour les salarié indiqués jusqu’à la date de fin indiquée.

- Impossible d'éditer les AEM et CE, une fenêtre apparait puis disparait instantanément

• Vous devez installer Adobe Reader.
  http://get.adobe.com/fr/reader/
• Seul Adobe Reader est compatible coolpaie. En effet coolpaie utilise les fichiers FDF permettant de remplir les formulaires PDF d'Adobe Reader.

- Mes AEM ou CE sont vide dans Adobe Reader. Pourquoi ?

• Lors de la première ouverture d'une AEM ou CE (d'un fichier PDF provenant de coolpaie) après une installation ou mise à jour d'Adobe Reader il est possible que le formulaire ne se remplisse pas.
• En haut de la fenêtre d'Adobe Reader vous trouverez un bandeau jaune de sécurité.

• Dans le bandeau jaune en haut de la page cliquez sur option et choisissez "Toujours approuver ce document".

• Le formulaire va se remplir.

- Je n'arrive pas à faire la mise à jour de coolpaie

• Si vous avez un problème de mise à jour de coolpaie la meilleure solution est de télécharger la mise à jour sur le site de coolpaie http://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Downloads

- Un de mes salariés à disparu de la liste des salariés?

• Les salariés inscrits dans votre société peuvent avoir deux statuts, actifs ou non actifs. Lorsqu'un salarié ne travaille plus pour vous, vous pouvez le mettre en non actif et il n'apparaitra plus dans la liste.
• Pour lister l'ensemble des salariés actifs et non actifs, dans la liste des salariés, il faut cocher la case "inactifs" et ajouter ainsi les salariés inactifs à la liste.
• Si un salarié n'apparait plus dans la liste c'est peut-être que vous l'avez accidentellement passé en non-actif.
• Dans ce cas affichez toutes les fiches salarié (actif et non-actif) en cochant la case "inactifs" de la liste des salariés puis modifiez la fiche correspondante.

- Pourquoi le nombre de jour ou cachet dans un CE (Certificat d'emploi) ne correspond pas à la période de paye ?

• Parce que le champ "jour" de votre paye à une valeur supérieure à celle de la période de paye.
• Cela arrive sur les payes en heures quand le nombre d'heure dépasse ne nombre de jours multiplié par 7.
• Par exemple une paye de 10 heures donne 1,43 jours.
• Pour régler ce problème vous pouvez:

1. Faire des payes avec des rubriques journalières (ci, cg, j8, j10 etc...)
2. Verrouiller le champ "jour" au nombre de jour souhaité. Pour cela éditez votre paye, cliquez sur la flèche devant le champ "jour" et indiquez la valeur souhaité.

- Mon bordereau FNAS est vide alors que je cotise au FNAS

• Comme toutes les structures ne cotisent pas au FNAS il faut activer les deux retenues FNAS (FNAS artiste et FNAS technicien) dans la liste des retenues
  • Voir vidéo démo Activer_une_retenue_désactivée

- Mon bordereau FNAS est vide pourtant j'avais déjà activé le FNAS précédemment

• Lors d'une restauration de sauvegarde les retenues sont remisent à leurs états par défaut, un message vous indique cela avant toutes restaurations. (Version Windows).
• Vous devez donc réactiver les retenues FNAS après une restauration. (Version Windows, version MAC et multiplateformes si vous n'avez pas coché les tables retenues et chiffres clés)
  • Voir vidéo démo Activer_une_retenue_désactivée
• Dans la version MAC et multiplateforme vous pouvez choisir de restaurer les retenues et chiffres clés (décochés par défaut) en cochant les cases correspondantes dans la liste des tables à restaurer qui apparait avant une restauration.
• Après réactivation des retenues FNAS vous devez recalculer vos payes afin que les retenues apparaissent dans les payes et soient prises en compte dans le bordereau.
  • Voir FAQ #- Comment modifier / recalculer une paye ?

- Des payes ont disparues de ma liste des payes. Ou sont-elles passées ?

• Pour être sur de faire apparaitre toutes les payes d'une année entrez une période d'affichage sur l'année complète (du 01/01 au 31/12).
• C'est la date de règlement qui décide de l'affichage des payes dans la liste des payes sur une période donnée.
• La liste des payes fait apparaitre l'ensemble des payes dont la date de règlement est comprise entre le début et la fin de la période d'affichage de la liste des payes.

- J’essaie d'activer une retenue dans la liste des retenues dans les paramètres de la paie mais mon choix n'est jamais sauvegardé.

• Les modification de la liste des retenues doivent être validées en cliquant sur le bouton (flèche vers le haut) juste en dessous de la liste.

- Utilisation de coolpaie

- Comment créer un nouvel exercice

• Allez dans le menu Fichier/Nouvel Exercice.
• Après la création du nouvel exercice il est conseillé de relancer coolpaie
• Mettez vos taux et chiffres clés à jour pour qu'ils correspondent (s'ils ont changés) aux taux et chiffres clés du nouvel exercice.
• Pour faire une mise à jour automatique de vos taux et chiffres clés Allez dans le menu Fichier/Import taux et chiffres clés.
  Attention les taux et chiffres clés proposés dans la mise à jour automatique des taux et chiffres clés du logiciel coolpaie ne sont proposés qu'a titre indicatif et correspondent aux taux et chiffres clés présent sur le site internet de coolpaie (www.coolpaie.fr) et mis à jour par la communauté coolpaie. Ces taux et chiffres clés correspondent aux taux minimum légaux et peuvent ne pas correspondre à la réalité de votre entreprise Il vous appartient de les vérifier et de les modifier le cas échéant.

- comment changer le nom de la société

• Allez dans les paramètres de la société, déverrouillez la page en cliquant sur le cadenas en bas à gauche
• Changez le nom de votre entreprise dans le champ "raison sociale".
• Valider en cliquant sur le bouton de validation en bas à droite de la page.

- Comment envoyer tous mes CE, AEM ou DUE en un seul fichier

• Il suffit de sélectionner toute les payes concernées dans la liste des payes et de cliquer sur le bouton EDI correspondant.
• Cela va créer un seul fichier de déclaration EDI pour toutes les payes sélectionnées.
  • Voir FAQ Comment sélectionner plusieurs payes dans la liste des payes?

- Comment supprimer une paye ?

• Dans la liste des payes sélectionnez une paye et faites et cliquez sur le bouton de suppression.

- Comment modifier / recalculer une paye ?

• Dans la liste des payes sélectionnez une paye et faites un double clic sur la ligne ou cliquez sur le bouton d'édition.

• La fenêtre d'édition des payes s'ouvre.
• Faite les modifications souhaitées, cliquez sur le bouton "recalculer" puis validez.

- Comment sélectionner les payes d'un seul salarié dans la liste des payes ?

• Allez dans la liste des paies.

• Renseignez tout d'abord la date de début et la date de fin de sélection.

• Entrez le nom du salarié dans le champ de recherche "nom"

• Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies, du salarié précisé, comprise entre les deux dates.

Catégorie : Liste des paies

- Comment sélectionner plusieurs payes dans la liste des payes?

• Allez dans la liste des paies.
• Renseignez tout d'abord la date de début et la date de fin de sélection.
• Puis cliquez sur le bouton de recherche pour obtenir la liste des paies comprise entre les deux dates.
• Pour sélectionner une seule paie, cliquez sur la ligne correspondante, la ligne se colore en bleu.
• Pour sélectionner plusieurs paies, gardez la touche Ctrl (de votre clavier) appuyé (touche CTRL sur Windows ou la touche CMD sur MAC) et cliquez sur la ligne des paies que vous voulez sélectionnez.

- Comment faire la paie à partir du net à payer ou du cout employeur (paye inverse) ?

• Aller dans ajouter une paie (F4).
• Commencez par faire une paye avec une base quelconque.
• Une fois la paye calculée (cliquez sur recalculer s'il le faut) cliquez sur:

1. la flèche devant "cout employeur" pour faire une paye inverse à partir du cout employeur.
   
2. la flèche devant "net à payer" pour faire une paye inverse à partir du net à payer.
   

• Entrez un montant dans le champ qui apparait à la place du montant puis cliquez sur Recalculer.
  

- Comment activer une retenue désactivée (ex FNAS) ?

• Voir vidéo démo Activer_une_retenue_désactivée

- Abonnement / Activation

- Je viens de faire une demande d'abonnement mais coolpaie continu à me dire que je dois renouveler mon abonnement.

• A la suite de votre demande d'abonnement ou de modification d'abonnement vous avez reçu un courriel contenant votre nouveau code d'activation.
• Vous devez entrer ce code d'activation dans coolpaie afin que le logiciel prenne en compte votre nouvel abonnement ou modification d'abonnement.

- Comment activer coolpaie avec mon nouveau code d'activation ?

• Vous avez deux solutions pour activer coolpaie

1. Allez dans le menu du logiciel coolpaie "Fichier/Activer coolpaie"
   
2. Cliquez sur la bouton vert de la liste des bases de données (première fenêtre à l'ouverture de coolpaie)
   

• Ces deux solutions ouvre la fenêtre d'activation.

• Dans la fenêtre d'activation entrez:

1. Votre identifiant
2. Votre siren (dans la version multiplateformes seulement)
3. Votre plafond d'abonnement
4. Votre code d'activation (Pour ne pas faire d'erreur de saisie du code, copiez le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code)

• Cliquez sur le bouton de validation

- Ou se trouve mon code d'activation du logiciel ?

• Le code d'activation du logiciel se trouve :

1. sur votre facture d'abonnement (depuis le 01/01/2013)
2. dans votre courriel d'abonnement
3. sur la page de votre compte coolpaie / spectacle en paie sur le site de coolpaie (onglet "compte coolpaie / spectacles en paie").

• Ce code d'activation est unique et correspond à votre pseudo sur le site.
• Lors de l'activation du logiciel il vous est demandé votre pseudo et votre code d'activation correspondant.
• Ce code change chaque mois et vous donne la possibilité de réactiver le logiciel.

- Comment renouveler mon abonnement ?

• Plusieurs possibilités

1. Allez dans le menu Abonnement/Renouveler du logiciel coolpaie
   
2. Allez directement sur la page d'abonnement du site de coolpaie http://www.coolpaie.fr/modules.php?name=Abonnement_SP

• Remplissez le formulaire électronique et envoyez le conjointement avec votre règlement
• Dès réception du règlement vous recevrez votre courriel d'abonnement contenant votre nouveau code et votre facture.

- Si je m'abonne à coolpaie est-ce que mes données réalisées dans la version d'essai seront conservées ?

• Oui.
• Après abonnement et activation vous continuez à travailler avec votre version actuelle.
• C'est l'activation (entrée d'un code d'activation dans la page d'activation) qui va transformer votre version d'essai en version complète.
• Dès réception de votre code d'activation il vous suffira de l'indiquer dans le menu Fichier/Activer coolpaie pour transformer votre version d'essai en version complète.
• Vous pourrez ainsi continuer à travailler avec votre version actuelle et vos données.

- J'ai envoyé ma demande d'abonnement et mon règlement mais je n'ai pas reçu mon code d'activation, pourquoi ?

• Les courriels contenant le code d'activation sont envoyés le matin de la réception des chèques ou de l’apparition des virements sur le compte de coolpaie.
• Si vous n'avez pas reçu votre courriel d'abonnement c'est que:
  • Le courriel vous a été envoyé mais est passé dans vos SPAM. Vérifiez vos SPAM et votre poubelle.
  • Votre chèque n'est pas arrivé. En général nous recevons vos chèques entre 1 et 3 jours après le dépôt à la poste. Si ce délai est largement dépassé envoyez un courriel à mailto:admin@coolpaie.fr
  • Votre virement n'est pas apparu sur le compte de coolpaie. En général nous recevons vos virements entre 2 et 3 jours après votre ordre de virement. Si ce délai est largement dépassé, dans un premier temps vérifiez auprès de votre banque que votre ordre de virement est bien passé et si la réponse est positive envoyez un courriel à mailto:admin@coolpaie.fr

- Mon code d'activation ne fonctionne pas, pourquoi ?

• Les codes d'activation sont des formules mathématiques générés automatiquement à partir de votre identifiant, ils ne peuvent pas être incorrects.
• Si votre activation ne se fait pas c'est que:

1. Vous avez fait une erreur dans votre identifiant.
2. Vous avez fait une erreur dans votre plafond.
3. Vous avez fait une erreur dans votre numéro de siren (version multiplateforme).
4. Vous avez fait une erreur de saisie du code.

• Pour ne pas faire d'erreur de saisie du code, copiez le en entier (avec les tirets) et collez le dans le premier champ du code.

- Version d'essai

- Je voudrais utiliser la version d'essai de coolpaie mais on me demande un code

• Pour utiliser la version de coolpaie cliquez sur le bandeau en bas de la page d'activation "Version d'essai de deux mois".

- Autres

- Poser une question qui n'apparait pas dans la liste

mailto:faq@coolpaie.fr